Digitalizar una empresa puede requerir una inversión importante.
Implantar software, automatizar procesos, mejorar la gestión de datos o incorporar nuevas soluciones tecnológicas puede transformar la forma de trabajar, pero también exige presupuesto y planificación.
Las ayudas para digitalización pueden facilitar parte de ese esfuerzo cuando el proyecto cumple los requisitos de una convocatoria.
El problema es que no todas las ayudas financian las mismas actuaciones ni están dirigidas a los mismos tipos de empresa.
Por eso, antes de preparar una solicitud, conviene entender qué programas pueden existir, qué gastos suelen contemplar y cómo comprobar si vuestro proyecto realmente encaja.
¿Qué son las ayudas para digitalización?
Las ayudas para digitalización son programas de financiación pública destinados a facilitar la incorporación de tecnología y la mejora de procesos dentro de empresas, pymes, autónomos u otros beneficiarios.
Su objetivo puede variar según la convocatoria.
Algunas líneas buscan mejorar la gestión interna. Otras impulsan la automatización, la ciberseguridad, el comercio electrónico o proyectos de transformación digital más avanzados.
Por eso no existe una única subvención válida para cualquier proyecto tecnológico.
Cada programa establece:
- Quién puede solicitarlo.
- Qué actuaciones admite.
- Qué gastos son subvencionables.
- Qué inversión mínima o máxima se exige.
- Cuándo puede empezar el proyecto.
- Qué documentación debe presentarse.
- Qué obligaciones tendrá después la empresa beneficiaria.
¿Qué proyectos pueden financiar las ayudas para digitalización?
Las actuaciones admitidas dependen siempre de las bases reguladoras.
Aun así, existen varias áreas que pueden aparecer dentro de este tipo de programas.
- Software de gestión
Las subvenciones para digitalización pueden contemplar proyectos destinados a mejorar la gestión interna mediante nuevas herramientas.
Por ejemplo:
- Sistemas ERP.
- CRM.
- Gestión documental.
- Facturación.
- Gestión de inventario.
- Herramientas de planificación.
La clave está en demostrar que la solución responde a una necesidad real y mejora algún proceso de vuestra empresa.
- Automatización de procesos
Determinados programas pueden financiar actuaciones destinadas a reducir tareas manuales o mejorar la eficiencia operativa.
Esto puede incluir automatización administrativa, comercial, logística o productiva.
En estos proyectos conviene definir bien qué proceso queréis mejorar y qué resultado esperáis conseguir.
- Comercio electrónico y canales digitales
La creación o mejora de canales de venta online también puede aparecer dentro de determinadas convocatorias.
Pero no siempre basta con desarrollar una tienda online.
Puede ser necesario justificar cómo la actuación se integra con vuestra actividad, qué procesos mejora o qué objetivo empresarial persigue.
- Ciberseguridad
La protección de sistemas, datos y accesos puede formar parte de algunos programas de digitalización.
Las actuaciones pueden estar relacionadas con:
- Protección de infraestructuras.
- Copias de seguridad.
- Gestión de accesos.
- Seguridad de la información.
- Evaluación o mejora de riesgos digitales.
La elegibilidad dependerá de la convocatoria concreta.
- Analítica y gestión de datos
Algunas empresas necesitan mejorar la forma en la que recopilan y utilizan información.
Determinar qué datos son relevantes, cómo se organizan y cómo pueden apoyar la toma de decisiones puede formar parte de un proyecto de digitalización.
Dependiendo del programa, también pueden aparecer soluciones más avanzadas relacionadas con analítica, automatización o inteligencia artificial.
- Digitalización industrial
En empresas industriales, la digitalización puede afectar directamente a los procesos productivos.
Puede incluir:
- Automatización.
- Sensores.
- Integración de sistemas.
- Monitorización.
- Herramientas de gestión productiva.
- Tecnologías vinculadas con Industria 4.0.
En estos casos suele ser especialmente importante explicar qué mejora tecnológica se pretende conseguir.
¿Qué gastos pueden ser subvencionables?
Los gastos subvencionables en proyectos de digitalización varían según el programa.
No existe una lista única.
Dependiendo de la convocatoria, pueden admitirse conceptos relacionados con:
- Licencias de software.
- Desarrollo o implantación de soluciones.
- Servicios técnicos.
- Integración de sistemas.
- Equipamiento tecnológico.
- Herramientas de ciberseguridad.
- Automatización.
- Consultoría especializada.
- Otras actuaciones directamente vinculadas al proyecto.
Esto no significa que todos estos gastos puedan incluirse en cualquier ayuda.
Las bases reguladoras deben indicar exactamente qué conceptos se admiten y qué límites existen.
¿Las ayudas para digitalización cubren el 100 % del proyecto?
No necesariamente.
Algunas convocatorias pueden financiar un porcentaje de los gastos elegibles.
Otras pueden establecer:
- Una cuantía fija.
- Un importe máximo.
- Un presupuesto mínimo.
- Diferentes porcentajes según el tamaño de la empresa.
- Límites específicos por actuación.
Por eso no debéis construir vuestro proyecto suponiendo que la financiación pública cubrirá toda la inversión.
Primero calculad el coste total.
Después revisad qué parte puede ser subvencionable y cuánto tendrá que asumir vuestra empresa.
¿Quién puede solicitar ayudas para digitalización?
Los beneficiarios dependen de cada programa.
Puede haber convocatorias dirigidas a:
- Autónomos.
- Microempresas.
- Pymes.
- Empresas de determinados sectores.
- Negocios ubicados en territorios concretos.
- Entidades con unas características específicas.
Antes de preparar una solicitud, conviene revisar:
- Tamaño de la empresa.
- Forma jurídica.
- Actividad económica.
- Antigüedad.
- Localización.
- Situación administrativa.
- Características del proyecto.
También puede exigirse estar al corriente de las obligaciones con Hacienda y la Seguridad Social.
¿Debéis solicitar la ayuda antes de empezar el proyecto?
Este punto puede ser decisivo.
Algunas ayudas para digitalización de empresas establecen límites sobre cuándo puede comenzar la inversión.
Firmar un contrato, realizar un pago o iniciar la implantación antes de la fecha permitida puede afectar a la elegibilidad del proyecto.
No todos los programas funcionan igual.
Pero si todavía no habéis empezado, conviene revisar las posibles ayudas antes de comprometer el gasto.
Así podéis incorporar las condiciones de la convocatoria a vuestra planificación.
¿Qué debéis revisar antes de solicitar una ayuda para digitalización?
Antes de preparar un expediente completo, conviene hacer una primera comprobación.
- Quién puede solicitarla. Confirmad que vuestra empresa figura entre los beneficiarios.
- Qué actuaciones financia. Revisad si vuestro proyecto está contemplado.
- Qué gastos son subvencionables. Comparad vuestro presupuesto con los conceptos admitidos.
- Qué inversión mínima se exige.
- Qué porcentaje puede financiarse.
- Cuándo puede empezar el proyecto.
- Qué documentación tendréis que presentar.
- Qué recursos propios necesitaréis.
- Qué obligaciones asumiréis después.
- Cuándo se realizará el pago de la ayuda.
Esta revisión permite descartar programas que no encajan antes de dedicar tiempo a la solicitud.
¿Cómo saber si vuestro proyecto está suficientemente definido?
Una convocatoria de digitalización no debería ser el punto de partida del proyecto.
Antes conviene tener claro qué queréis mejorar.
Podéis empezar respondiendo:
- ¿Qué proceso necesita cambiar?
- ¿Qué problema existe actualmente?
- ¿Qué tecnología queréis incorporar?
- ¿Qué proveedor o solución estáis valorando?
- ¿Cuánto costará la inversión?
- ¿Qué mejora esperáis conseguir?
- ¿Cuándo queréis implantarla?
Con estas respuestas resulta mucho más sencillo analizar si una ayuda puede tener relación con vuestra actuación.
¿Qué documentación puede ser necesaria?
La documentación depende de la convocatoria.
Además de los documentos administrativos de la empresa, puede ser necesario presentar información sobre el propio proyecto.
Por ejemplo:
- Memoria descriptiva.
- Presupuesto.
- Ofertas de proveedores.
- Características técnicas de la solución.
- Calendario.
- Objetivos.
- Procesos afectados.
- Resultados previstos.
- Información económica de la empresa.
Cuanto mejor definido esté el proyecto, más fácil será preparar la documentación cuando aparezca una convocatoria adecuada.
¿Hay ayudas para digitalización más allá de programas muy conocidos?
Sí pueden existir.
Uno de los errores más habituales es asociar la financiación de la digitalización con un único programa.
Sin embargo, pueden publicarse convocatorias estatales, autonómicas, regionales o sectoriales destinadas a distintos tipos de transformación tecnológica.
También pueden existir líneas relacionadas con:
- Industria 4.0.
- Ciberseguridad.
- Inteligencia artificial.
- Automatización.
- Innovación tecnológica.
- Modernización empresarial.
Por eso conviene analizar la necesidad concreta de vuestra empresa en lugar de limitar la búsqueda al nombre de un programa determinado.
¿Qué diferencia hay entre ayudas para digitalización y ayudas a la inversión?
Una inversión tecnológica puede encajar en ambos ámbitos, pero la intención del proyecto es diferente.
Las ayudas a la inversión abarcan un territorio más amplio y pueden incluir maquinaria, instalaciones, equipamiento u otras actuaciones empresariales.
Las ayudas para digitalización se centran específicamente en proyectos donde la tecnología y la mejora de procesos digitales son el núcleo de la inversión.
La finalidad del proyecto ayuda a determinar qué tipo de convocatoria conviene revisar primero.
¿Y si vuestro proyecto incorpora inteligencia artificial?
La inteligencia artificial puede formar parte de determinados proyectos de transformación digital.
Pero incorporar una herramienta que utilice IA no significa automáticamente que el proyecto vaya a recibir financiación.
Puede ser necesario explicar:
- Qué problema pretende resolver.
- Cómo se integra en vuestra actividad.
- Qué datos necesita.
- Qué mejora aporta.
- Qué inversión requiere.
- Qué resultados esperáis conseguir.
Dependiendo del alcance, también puede resultar más adecuado revisar programas específicos de innovación o inteligencia artificial.
Errores frecuentes al buscar ayudas para digitalización
- Empezar por la subvención y no por la necesidad
La tecnología debería responder a un problema real de vuestra empresa.
- Contratar antes de comprobar las fechas
Iniciar el proyecto demasiado pronto puede dejar determinados gastos fuera.
- Pensar que cualquier compra tecnológica es subvencionable
Las convocatorias establecen qué soluciones y gastos admiten.
- Contar con que la ayuda cubrirá toda la inversión
La empresa puede tener que asumir una parte importante del proyecto.
- Buscar únicamente programas conocidos
Puede haber otras convocatorias más específicas que encajen mejor con vuestra actuación.
- No preparar bien el proyecto
Una solución tecnológica sin objetivos claros resulta más difícil de justificar.
Una ayuda debe facilitar vuestra digitalización, no definirla
La existencia de una subvención puede facilitar la implantación de tecnología, pero no debería determinar qué necesita vuestra empresa.
Primero analizad vuestros procesos.
Después definid qué solución puede mejorarlos.
Y solo entonces revisad qué ayudas para digitalización pueden facilitar la inversión.
Así la financiación acompaña un proyecto útil en lugar de convertir la convocatoria en el centro de la decisión.
Revisad las ayudas antes de comprometer la inversión
Las ayudas para digitalización pueden facilitar proyectos de software, automatización, ciberseguridad, gestión de datos y otras mejoras tecnológicas.
Pero cada convocatoria tiene sus propios beneficiarios, gastos, plazos y condiciones.
Antes de contratar una solución o iniciar la implantación, conviene analizar vuestro proyecto y comprobar qué programas pueden tener sentido.
En La Fábrica de Subvenciones podemos revisar la inversión que tenéis prevista y analizar qué líneas de financiación pública pueden encajar con vuestra transformación digital.
Contadnos qué proyecto queréis desarrollar y solicitad un estudio para revisar qué ayudas merece la pena valorar.
